GED o Gestión Electrónica de Documentos
¿Qué es la GED?
La GED, o Gestión Electrónica de Documentos (EDM, por sus siglas en inglés: Electronic Document Management, o DMS: Document Management System) es el conjunto de procesos informáticos destinados a optimizar la circulación, la seguridad y la utilización de todo tipo de documentos en una empresa. Procesa los documentos entrantes y salientes de forma centralizada y sistematizada.
Las principales funciones que ofrece una solución de GED para gestionar todos estos flujos de documentos e información, ya sea en papel o en formato electrónico, son las siguientes:
- Numeración de documentos en papel
- Captura automática de correos electrónicos y contenidos
- Indexación
- Almacenamiento y archivo de documentos y expedientes
- Gestión de la seguridad de los datos del documento digitalizado
- Autenticación de la información archivada
- Búsqueda y consulta rápida de contenidos
¿Cuáles son los beneficios para su empresa u organización?
En un contexto de crecimiento exponencial de los flujos digitales, el control de los distintos documentos y datos asociados que circulan en su empresa se ha convertido en una cuestión esencial.
La gestión de documentos y contenidos puede aportar más coherencia a su empresa.
Gracias a la digitalización controlada de documentos y contenidos, se estructura el acceso a la información y su empresa mejora la organización interna del trabajo y gana en eficiencia.
La implantación de un programa informático de GED garantizará:
- Una reducción de los costes: disminución neta de los costes relacionados con la impresión de papel y los envíos postales.
- Un aumento de la productividad, con documentos fácilmente accesibles para todos.
- Una simplificación en la búsqueda de documentos y contenidos electrónicos.
- Una optimización de la seguridad de la información.
- La centralización de los datos de la empresa.
- La disminución del riesgo de perder un documento.
La GED: ventajas para sus clientes o usuarios
¿Sabías que el 40 % de las horas trabajadas se pierden buscando información?
(Fuente: Association Information & Management)
Para sus usuarios, la implantación de un software de gestión documental permite superar este problema, porque tienen acceso inmediato a la información que buscan. A su vez, optimizan sus tareas diarias gracias a la centralización de los datos de la empresa, todos trabajan sobre los mismos documentos y los tienen permanentemente a mano, garantizando la gestión de los derechos de acceso y modificación…, lo que supone un considerable ahorro de tiempo.
De este modo, sus empleados se vuelven más eficientes y productivos.
Según Markess, «más de 1 de cada 2 responsables de la toma de decisiones considera que el rendimiento empresarial depende de la mejora de los procesos de gestión documental».
De hecho, la gestión electrónica de documentos es esencial para el buen funcionamiento de su empresa u organización.
Promueve el trabajo colaborativo entre sus colaboradores, proveedores y socios gracias a la implementación del flujo de trabajo que optimizan sus procesos de negocio.
Su organización se vuelve más ágil, lo que le permite responder rápidamente a las solicitudes de sus clientes de forma personalizada.
Esta gestión de documentos le permite, por ejemplo, ofrecer a sus clientes un acceso simplificado a sus documentos. Pueden consultar la información que necesiten en cualquier momento y en el soporte que deseen. También pueden rellenar formularios en línea, firmar electrónicamente y cargar documentos justificativos.
La información fluye sin problemas entre su empresa y sus clientes.
Los procesos se simplifican, se vuelven fluidos y se acortan, pues con esta alta capacidad de respuesta aumenta el grado de satisfacción del cliente.
Proceso de Gestión Electrónica de Documentos: las fases principales
Las 4 fases principales de una solución GED
- Adquisición
- Numeración de documentos en papel
- Recopilación de documentos digitales (EDI, correos electrónicos,etc.)
- Tratamiento
- Tratamiento automático y/o manual
- Conciliación de presupuestos y facturas
- Circuito de validación
- Trabajo colaborativo gestionado por flujos
- Difusión
- Entrega de documentos multicanal
- Archivo
- Archivo de documentos para su conservación
- Gestión del tiempo de conservación y autenticación
Business Document: la solución GED del grupo Inetum
Gracias a su plataforma Business Document, Inetum satisface sus necesidades de gestión de documentos electrónicos.
Permite organizar y recuperar todos los:
- contenidos
- documentos entrantes y salientes de su sistema de información,
- y los datos asociados a ellos,
ofreciéndole un archivo seguro.
Su portal dinámico e intuitivo, un verdadero punto de diferencia con respecto a las ofertas de la competencia, permite a los usuarios de la empresa encontrar todos los documentos o contenidos a través de interfaces fáciles de usar.
Business Document se posiciona como una completa herramienta de gestión y archivo de documentos.
Los beneficios que se obtienen con la plataforma Business Document son los siguientes:
- Reducir un 30 % sus costes de gestión de procesos documentales.
- Aumentar en un 50 % el tiempo de búsqueda de información dispersa.
- Conseguir un 25 % de ahorro en la gestión de la corrección de errores.
- Reducir la disponibilidad de contratos, correos de sus clientes y tiempo de comercialización: envío de contratos en tiempo real.
- Disminuir los costes de despliegue de TI: integración rápida y sencilla
- Incrementar la satisfacción y la fidelización de los clientes
Business Document:
La gestión de los procesos documentales en el centro de la transformación digital
